A substituição tributária do ICMS (ICMS-ST) voltou ao centro das discussões fiscais no início de 2026. Em paralelo à fase de transição da Reforma Tributária do Consumo, empresas convivem com um ambiente em que o “arroz com feijão” da conformidade estadual continua exigindo atenção diária: convênios e protocolos atualizados no âmbito do Confaz, mudanças pontuais em listas de mercadorias e, sobretudo, necessidade de rastreabilidade mais consistente entre cadastro, estoque, documentos fiscais e apuração.
O pano de fundo é um ciclo de negócios mais dinâmico, com novas empresas entrando no mercado e operações cada vez mais multicanais. Em 2025, o Brasil registrou 5,1 milhões de empresas abertas, com predominância de pequenos negócios, segundo dados divulgados pelo Sebrae com base em registros oficiais.
Ao mesmo tempo, o varejo fechou 2025 com crescimento de 1,6% no volume de vendas, conforme a Pesquisa Mensal de Comércio (PMC) do IBGE. Esse movimento amplia o número de operações sujeitas a regimes especiais, entre eles a ST, justamente onde falhas de parametrização geram passivos difíceis de explicar ao fim do mês.
Ajustes do Confaz e medidas estaduais redesenham a ST no curto prazo
O Confaz publicou, nas primeiras semanas de 2026, novos atos que mexem com a engrenagem de convênios e protocolos de ICMS, incluindo pontos ligados à substituição tributária. Na prática, isso se traduz em duas consequências imediatas para quem opera com mercadorias potencialmente sujeitas ao regime:
- Maior probabilidade de alteração de regra por UF ou por segmento, exigindo revisão constante do enquadramento;
- Risco de divergência entre o “produto real” (NCM, descrição comercial, finalidade) e o “produto fiscal” parametrizado (CEST, regras internas da UF, MVA/PMPF quando aplicável).
No eixo estadual, algumas administrações tributárias vêm adotando medidas de simplificação e revisão de listas. Em São Paulo, por exemplo, a Sefaz-SP publicou norma que excluiu mais de 130 itens, distribuídos em 12 segmentos, do regime de ST a partir de 2026, movimento que também cria um período sensível de transição para estoques e parametrizações históricas.
Esse tipo de alteração costuma gerar um problema recorrente: a empresa mantém o cadastro “vivo” com ST em itens que deixaram de estar sujeitos ao regime na UF; ou faz o inverso e retira ST de produtos que seguem com enquadramento em outras operações. Em operações interestaduais, o risco aumenta porque protocolos podem existir entre algumas unidades federadas e não entre outras.
O que o ICMS-ST exige na prática: menos conceito e mais consistência
Na lógica da substituição tributária “para frente”, o recolhimento do ICMS devido nas etapas subsequentes é concentrado em um contribuinte anterior da cadeia, como o fabricante ou importador. O desenho jurídico do regime está amparado, entre outros instrumentos, pelo Convênio ICMS 142/2018, que consolidou regras gerais e referências para segmentos, CEST e parâmetros de aplicação.
Na operação cotidiana, o ponto crítico não é “entender o que é ST”, mas sustentar consistência entre quatro pilares:
- Classificação fiscal e cadastro de produto: NCM correto, CEST quando aplicável, unidade de medida coerente e descrição suficiente para auditoria;
- Regra por UF e por tipo de operação: interna, interestadual, consumidor final, contribuinte, não contribuinte, além de exceções;
- Formação de preço e margem presumida: MVA ajustada ou PMPF, quando o regime usar esses parâmetros;
- Escrituração e conciliações: coerência entre NF-e/NFC-e, estoque e apuração, evitando diferenças que disparem malhas fiscais.
Essa combinação explica por que a ST costuma ser um dos temas que mais “escapam” quando a empresa cresce, abre filiais, amplia mix de produtos ou integra novos canais de venda.
Reforma Tributária em fase de teste eleva a complexidade operacional
Embora o ICMS permaneça vigente durante a transição, 2026 é um ano de adequações relevantes no ecossistema de documentos fiscais. A Lei Complementar nº 214/2025 instituiu o IBS e a CBS e definiu diretrizes da transição.
E, do ponto de vista operacional, a Receita Federal publicou orientações para 2026 indicando a obrigatoriedade de emissão de documentos fiscais eletrônicos com destaque de IBS e CBS, ainda que em lógica de adaptação e testes.
Em paralelo, o Portal Nacional da NF-e publicou a Nota Técnica 2025.002 com adequações de layout e regras de validação para a Reforma Tributária do Consumo, o que reforça uma mensagem clara: a qualidade da informação fiscal no documento eletrônico passou a ser um ativo de conformidade, não apenas um requisito “para autorizar a nota”.
Para empresas que já lidam com ICMS-ST, a consequência indireta é aumento da pressão por cadastros íntegros e processos padronizados. Em outras palavras: o mesmo cadastro que define ST de forma errada tende a contaminar também outras apurações e obrigações acessórias.
Restituição e complementação: a conta não “morre” na venda
Outro ponto que segue sensível é a dinâmica de restituição e complementação do ICMS-ST quando a base efetiva da operação diverge da base presumida.
No Judiciário, o Tema 201 do STF consolidou a tese de que é devida a restituição da diferença do ICMS pago a mais no regime de substituição tributária quando a base efetiva for inferior à presumida. Na esfera infraconstitucional, o STJ também tem enfrentado discussões sobre a operacionalização desses direitos e limites.
Na prática, isso exige organização documental e capacidade de rastrear a mercadoria, contemplando entrada, custo, regra de retenção, venda e preço final. Sem esse encadeamento, pedidos de ressarcimento e análises de complemento tendem a se tornar longos, custosos e sujeitos a glosas.
É nesse ponto que a discussão deixa de ser apenas tributária e passa a ser de gestão: sem controle de estoque confiável e sem conciliação entre compras e vendas, o ICMS-ST vira um “buraco negro” de informação.
Gestão integrada vira estratégia defensiva contra passivos de ST
O aumento de operações, a revisão frequente de regras por UF e a elevação da exigência de qualidade dos dados fiscais tornam a automação uma estratégia defensiva. Para pequenas e médias empresas, que raramente contam com uma área tributária robusta, o caminho mais seguro costuma ser integrar as rotinas fiscal, compras, estoque e faturamento em um único fluxo de dados.
Isso não elimina a necessidade de validação contábil e acompanhamento legislativo, mas reduz o risco de erros repetitivos. Em especial, ajuda a evitar três falhas que costumam gerar autuações e retrabalho:
- Produto com ST parametrizado de forma genérica, sem amarração por UF e operação;
- Divergência entre estoque e fiscal, comum em trocas, devoluções e vendas por canais diferentes;
- Regras desatualizadas, quando há mudança de protocolo, exclusão de itens da ST ou alteração de MVA/PMPF.
Tendência para 2026: menos tolerância a inconsistências e mais cobrança por rastreabilidade
A ST não é um tema novo, mas 2026 traz um ambiente em que mudanças normativas convivem com a ampliação da fiscalização digital e com o redesenho dos documentos fiscais na transição da Reforma Tributária. Para o empreendedor e para escritórios contábeis, isso significa tratar o ICMS-ST como um processo contínuo: revisão periódica de cadastro, validação por UF, conciliação de estoque e documentação pronta para sustentar restituições, complementos e eventuais questionamentos.
O recado prático do cenário atual é que ST deixou de ser apenas “um cálculo a mais” na nota. Em 2026, ela se consolida como um teste de maturidade de gestão fiscal, onde disciplina de dados e integração de processos fazem diferença entre previsibilidade e surpresa no fechamento.
Referências:
CONSELHO NACIONAL DE POLÍTICA FAZENDÁRIA (CONFAZ). Convênio ICMS 142/18. 2018. Disponível em: https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/convenios/2018/CV142_18.
CONSELHO NACIONAL DE POLÍTICA FAZENDÁRIA (CONFAZ). Convênio ICMS 24/26. 2026. Disponível em: https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/convenios/2026/convenio-icms-24-26.
SÃO PAULO (ESTADO). SECRETARIA DA FAZENDA E PLANEJAMENTO. SP simplifica tributação com exclusão de mercadorias da ST do ICMS. 2025. Disponível em: https://portal.fazenda.sp.gov.br/Noticias/Paginas/SP-simplifica-tributa%C3%A7%C3%A3o-com-exclus%C3%A3o-de-mercadorias-da-ST-do-ICMS-.aspx.
INSTITUTO BRASILEIRO DE GEOGRAFIA E ESTATÍSTICA (IBGE). Pesquisa Mensal de Comércio: vendas no varejo fecham 2025 com alta de 1,6%. 2026. Disponível em: https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-noticias/releases/45894-vendas-no-varejo-fecham-2025-com-alta-de-1-6.
SERVIÇO BRASILEIRO DE APOIO ÀS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS (SEBRAE). É recorde: 5,1 milhões de empresas foram abertas em 2025. 2026. Disponível em: https://agenciasebrae.com.br/economia-e-politica/e-recorde-51-milhoes-de-empresas-foram-abertas-em-2025/.
BRASIL. Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025. 2025. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm.
BRASIL. RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Orientações da Reforma Tributária para 2026. 2025. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/acoes-e-programas/programas-e-atividades/reforma-consumo/orientacoes-2026.
PORTAL NACIONAL DA NF-e. Nota Técnica 2025.002 (Adequações NF-e/NFC-e para Reforma Tributária do Consumo). 2025. Disponível em: https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/listaConteudo.aspx?tipoConteudo=04BIflQt1aY=.
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL (STF). Tema 201: Restituição da diferença de ICMS pago a mais no regime de substituição tributária. 2026. Disponível em: https://portal.stf.jus.br/jurisprudenciaRepercussao/tema.asp?num=201.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS (UFAL). Substituição tributária do ICMS: um estudo da legislação e cálculo no Estado de Alagoas. 2024. Disponível em: https://www.repositorio.ufal.br/handle/123456789/17249.
INSTITUTO BRASILEIRO DE ENSINO, DESENVOLVIMENTO E PESQUISA (IDP). Substituição Tributária ICMS: uma análise do Tema 201 do STF no âmbito estadual. 2024. Disponível em: https://repositorio.idp.edu.br/handle/123456789/5077.